Indo direto ao ponto o que é 5w2h? O 5hw2 é uma ferramenta de qualidade que consiste em um checklist de atividades que devem ser desenvolvidas para realizar uma tarefa de forma eficaz e organizada. O nome da ferramenta é uma abreviação do inglês que descreve os passos a serem executados: 5w (What, Why, Where, When e Who) e 2h (how e how much?).
Nesse post nós vamos explicar quando utilizar o 5w2h e como você pode adicionar essa ferramenta no dia a dia do seu negócio.
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Quando utilizar o 5W2H?
O 5w2h é indicado para qualquer atividade que você esteja pensando em desenvolver, mas está com dificuldade de por em prática. Começar uma startup, por exemplo, pode ser uma tarefa bem complicada. Nesse tipo de situação o 5W2H é extremamente útil.
Com o 5W2H você desmembra as atividades, passo a passo. Assim fica muito mais fácil para você e a sua equipe (caso você tenha uma) visualizar o que deve ser feito, quando deve ser feito, como deve ser feito e por quem.
Ainda falando sobre equipe, esse é um dos pontos fortes do 5w2h, ele facilita a comunicação e o entendimento das tarefas entre os seus profissionais. Uma atitude interessante é deixar seus planejamentos abertos para toda a equipe visualizar. Assim todos sabem o que deve ser feito, a dependência entre as áreas e como atrasos pode impactar negativamente o trabalho dos colegas.
Como utilizar o 5W2H?
O 5W2H segue uma série de passos que te ajudam a quebrar uma atividade em passos menores e a construir um cronograma de execução. Nós aconselhamos que você crie uma planilha (pode ser no Google Drive) com cada passo do plano de ação. De preferência compartilhe essa planilha com sua equipe.
Depois de criar a planilha, obviamente, escolha a atividade que você deseja executar e comece a preencher o checklist.
1. What: o que será feito?
O que você vai fazer? Descreva qual a atividade que você vai executar. Seja claro nessa explicação de forma que todos na sua equipe entendam. Por exemplo: estruturar o planejamento de marketing digital.
2. Why: por que será feito?
Qual o motivo? Justifique porque essa atividade é importante. Se você tiver dificuldade em dizer o motivo de estar realizando essa tarefa, talvez esse não seja o momento de coloca-la em prática.
3. Where: onde será feito?
Onde será realizada a tarefa? Nesse campo você pode definir tanto o local geográfico em que a tarefa sera realizada, quanto em qual ferramenta (no caso de ser realizada remotamente).
4. When: quando será feito?
Qual o prazo de execução? Defina o tempo em que a atividade deve começar e terminar. Essa é uma das atividades mais difíceis de definir no 5w2h. Para estimar prazos que possam ser executados sem faltar ou sobrar tempo você deve pensar e conhecer bem a sua produtividade e a da sua equipe.
Por favor, seja realista! Não defina prazos que você não vai cumprir. Não bater as metas de prazo algumas vezes tudo bem, mas quando isso se torna recorrente pode causar uma boa carga de frustração para você e sua equipe. Planeje o que vocês são capazes de executar.
5. Who: por quem será feito?
Quem vai executar a tarefa? Pode ser você, uma pessoa da sua equipe, uma empresa, um time interno. Descreva quem é o responsável. Uma boa prática é estabelecer duas funções nessa etapa. O responsável por executar e o responsável por “cobrar” a execução. Assim você não corre o risco do projeto atrasar e acabar passando despercebido, combine os prazos com o executor e escolha alguém responsável por acompanhar essa pessoa, não só para cobrar prazo, mas também para oferecer ajuda.
1. How: como será feito?
Como a atividade será realizada? Nessa etapa você deve descrever como as atividades serão feitas em ordem. Voltando ao exemplo do “planejamento de marketing” você poderia preencher da seguinte forma:
- Montar a equipe de marketing
- Definir o objetivo de marketing
- Definir o perfil do público alvo
- Definir os canais de marketing
- Elaborar a estratégia por canal
- Elaborar cronograma de atividades
- Acompanhar a execução do planejamento
- Realizar as correções necessárias no planejamento
Sempre que for definir uma tarefa utilize um verbo para começar a frase. Você vai? Definir, realizar, montar, elaborar… isso te ajuda a entender exatamente o que precisa ser feito em cada etapa.
Esse passo é um dos mais importantes do 5W2H, invista um tempo maior para desmembrar as atividades e decidir o que vem antes do que. Descrever as atividades na ordem que elas serão executadas também é muito importante.
2. How Much: quanto vai custar?
Quais são os custos? Nesse passo você deve descrever todos os custos relacionados a execução da tarefa. Não defina apenas o valor financeiro. Liste também quantas pessoas vai precisar, equipamentos, espaço, etc. Tudo que você precisa para por o planejamento em prática deve ser levado em conta.
Como fazer um plano de ação do primeiro dia da sua startup
A seguir vamos dar um exemplo de como você pode preencher um plano de ação do primeiro dia da sua startup. Digamos que você acabou de ter uma ideia, a primeira coisa que você deve fazer é organizar as atividades.
Tarefa: organizar a minha ideia
1. What / O que? Organizar a ideia da minha startup de forma que eu consiga transforma-la em um negócio.
2. Why / Por que? Para definir qual a ordem as coisas devem acontecer, para conseguir visualizar melhor a minha ideia e planeja-lá de maneira profissional.
3. Where / Onde? Será realizado na minha casa, utilizando uma planilha no Google Drive.
4. When / Quando? O planejamento será executado no dia 29/04, das 14:00 às 18:00.
5. Who / Por quem? Por mim e meu sócio.
1. How / Como? Nós vamos…
- Definir a visão do projeto (por que estamos fazendo?).
- Vamos definir a segmentação inicial de mercado.
- Mapear as necessidades do público.
- Desenhar como nosso produto ajuda essas pessoas.
- Pensar e descrever como nós ganhamos dinheiro com isso.
2. How Much / Quanto custa? Precisaremos de um computador (custo 0 pois já temos), conexão com internet (da minha casa) e deslocamento do meu sócio (custeado por ele).
Percebe que quando você olha a atividade passando pelas etapas do 5w2h até parece que ela se torna mais simples? Isso acontece por que a ferramenta te força a criar um roteiro de execução. Você força a pensar e planejar cada passo, isso te ajuda muito a não perder o foco ou chegar no meio de uma atividade e não lembrar porque começou.
O 5h2w é útil para qualquer negócio, não importa se você tem 100 pessoas ou é uma “empresa de um funcionário só”. Podemos considerar o 5w2h quase uma mentalidade de organização e execução de tarefas.
Outra ferramenta que ajuda bastante, principalmente em organizar o primeiro dia de uma startup é o Project Vision Board, falamos sobre ele no post Como começar uma startup.
Bom trabalho e até o próximo post!
