kpis o que é? Significado e como utilizar

O que são kpis ou o que é KPI? KPI do Inglês, Key Performance Indicator são indicadores-chave de desempenho de uma organização, área ou processo.

Os KPIs tem uma função muito importante na gestão empresarial, por meio da análise desses indicadores é possível fazer um diagnóstico rápido da situação de um projeto ou organização sem precisar ir a fundo nas suas causas em um primeiro momento. esses indicadores podem ser usados por organização de qualquer setor, como por exemplo no departamento jurídico.

Pensando em um gerente ou CEO de empresa que precisa ficar informado sobre a situação da empresa como um todo, os KPIs são uma poderosa ferramenta de síntese de dados.

Como utilizar os KPIs no meu negócio?

Agora que você já sabe o conceito de kpis o que é e suas funções básicas vamos aprender a utiliza-los.

O primeiro passo é entender o que precisa ser medido na sua organização. O que é relevante e o que não é.

É muito comum nas organizações o cometimento de erros nessa fase. Na Evolve somos ferrenhos defensores da gestão por indicadores. Todas as decisões de uma organização devem ser tomadas com base em dados sólidos e confiáveis.

Para que a gestão por indicadores seja possível você, primeiramente, precisa gerar esses dados, certo? O problema é que muitas empresas geram dados a esmo! Sem saber por que ou como aquilo pode ser usado no futuro.

O problema que isso gera é gastar energia analisando coisas sem função prática e deixando passar informações importantes para a empresa.

Então o primeiro passo dessa caminhada é entender: o que deve ser medido?

O que deve ser medido?

Faça uma reflexão, o que é importante para diagnosticar a saúde da sua organização hoje?

É quase unanime entre as empresas que o faturamento é um indicador importantíssimo. Quais outras informações são importantes? Número de vendas? Custos da operação?

Liste tudo que achar importante em um primeiro momento. Você poderia recorrer a literatura. Existem bons livros com uma lista infinita de indicadores para empresas. Porém seguir por esse caminho faz com que você encha a sua gestão de kpis sem saber exatamente o que eles significam.

Dê prioridade ao que é realmente importante.

KPIs por área

Até agora nós refletimos sobre os indicadores globais da sua empresa. O faturamento, por exemplo, impacta toda a organização.

Porém existem KPIs que são relevantes internamente, nas suas áreas específicas. Tanto que algumas áreas nem conseguiriam analisar indicadores de outras áreas.

Por exemplo, o seu time de marketing provavelmente acompanhará um indicador de “Taxa de rejeição” no site da empresa. A taxa de rejeição diz respeito a aceitação e navegação dos usuários no seu site.

A sua área de RH, especificamente a de recrutamento e seleção devem acompanhar um indicador chamado “taxa de turnover” que mede a rotatividade dos colaboradores da sua empresa.

Cada KPI tem um propósito e é relevante para a sua área específica. O departamento de compras não tem interesse direto em saber sobre a navegação do seu site.

Meu conselho é: após escolher os indicadores globais da sua empresa, comece a desmembrar os indicadores por área.

Uma dica MUITO importante, nenhuma pessoa da sua organização, fora o CEO deve acompanhar mais do que 5 indicadores chave. Se a pessoa tem 10 indicadores para acompanhar provavelmente ele está deixando analises importantes passarem batido.

Como utilizar os KPIs

Os KPIs só tem utilidade se servirem para orientar decisões estratégicas. Dados que não geram ações são inúteis!

Por exemplo: de que serve ter um KPI de “número de vendas na loja física” se quando existe uma queda ela não seja remediada com uma ação de marketing?

Indicadores sempre devem gerar ações, mesmo quando o resultado é positivo é sinal de que uma estratégia tem funcionado e deve ser continuada, talvez mereça uma expansão.

Não sobre carregue de indicadores

Nós começamos pensando no que é importante para a sustentação da empresa e depois pensamos no que deve ser medido. Existe um motivo importante para seguir essa ordem na definição dos indicadores: não sobrecarregar a empresa de análises inúteis.

Quantos indicadores são necessários? Depende! A minha experiência mostrou que mais de 5 indicadores principais por área acaba provocando análises superficiais.

Mantenha a sua estrutura de indicadores o mais enxuta possível e vá crescendo a medida que for tomando maturidade e prática em medir e analisar dados.

Foque no que é importante e deixe de lado indicadores redundantes.

Acompanhamento continuo

Análise de indicadores deve ser feita de quanto em quanto tempo? Eu aconselho que você faça uma reunião rápida semanal para detectar anomalias nos indicadores e uma reunião de análise mais pesada a cada fim de mês.

A vantagem de fazer análises semanais é a de que se algum KPI está muito abaixo do esperado é possível corrigir na semana seguinte. Esperar um mês para detectar uma queda brusca no número de clientes pode custar “algumas cabeças” na sua operação.

Divida suas análises sem ciclos: semanal, mensal, trimestral e anual. Áreas que geram muitos dados devem analisar os dados diariamente? Se você tiver equipe qualificada para isso sim, mas dispense a necessidade de reunião com muitos envolvidos. Só se o caso for muito grave.

As análises nem sempre são simples

Analisar nunca é uma ação simples. Você não pode apenas olhar os KPIs e entrar em desespero (ou ficar muito feliz).

Antes de qualquer coisa considere que os dados são mutáveis e sofrem variações diversas.

Você pode ficar muito feliz com um aumento repentino no número de acessos na sua loja virtual e consequentemente no número de vendas. Mas não cante vitória antes da hora, pode ser apenas uma alteração de algoritmo do Google que vai se normalizar em alguns dias.

Da mesma forma você pode ter uma diminuição brusca nas vendas, reflexo da semana ou mês. Que muitas vezes tem uma queda sazonal natural.

Olhar a base histórica dos dados te ajuda a entender melhor a situação, comemorar crescimentos sustentáveis ou ter atenção em quedas injustificadas.

Concluindo; KPIs o que é?

Espero que esse artigo tenha te ajudado a entender o conceito de KPIs o que é e como começar a implantar na sua empresa a gestão por indicadores.

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Os KPIs estão diretamente ligado a definição de metas. Segue um bom vídeo sobre a importância de gerir os objetivos.