Matriz GUT, o que é? Neste artigo você vai aprender os conceitos da Matriz GUT e como essa poderosa ferramenta pode ajudar você a ter uma vida mais organizada.
Quem nunca se encontrou em uma situação em que se tem muitas atividades para realizar, apenas 24 horas no dia e tudo parece urgente?
A menos que você seja uma pessoa super organizada, pelo menos uma vez na vida você já passou por algo parecido.
Agora imagine se existisse uma ferramenta simples que te ajudasse a organizar essa montanha de demandas de uma maneira lógica, sem achismos?
É ai que entra o conceito da Matriz GUT.
A Matriz GUT é uma ferramenta versátil e muito útil na hora de decidir qual atividade priorizar, seja nas to-dos da sua vida pessoal ou nas estratégias da sua startup. Sem enrolação, vamos explicar como utiliza-la.
O conceito da Matriz GUT
A Matriz GUT, da sigla: Gravidade, Urgência e Tendência é uma ferramenta utilizada para definir a priorização de atividades.
Com ela você lista e classifica suas atividades utilizando a razão entre os três elementos: gravidade, urgência e tendência.
A ferramenta foi desenvolvida por Kepner e Tregoe e vem sendo utilizada no mundo todo para resolver problemas complexos em organizações.
A Matriz GUT é com frequência apresentada junto a ferramentas de gestão da qualidade.
Agora que sabemos o que é a Matriz GUT, conceito e definição é hora de aprender como utiliza-la.
Como utilizar a Matriz GUT
Vamos por partes, o primeiro passo é listar as suas atividades. Para tal eu utilizo o Google Sheets, mas você pode utilizar o Excel ou qualquer outra ferramenta que tenha mais familiaridade.
O passo dois é atribuir um valor(entre 5 e 1) para cada uma das atividades, seguindo os três critérios da GUT. Mas antes precisamos entender o que significa gravidade, urgência e tendência nesse contexto.
Gravidade
A gravidade na Matriz GUT fala sobre o impacto positivo ou negativo de não realizar uma ação. Por exemplo, não enviar uma proposta comercial para um cliente pode ter um grande impacto negativo, como perder a venda. Mas organizar a sua caixa de email tem um impacto bem menor.
Escala de valores:
- 5 = Extremamente grave
- 4 = Muito grave
- 3 = Grave
- 2 = Pouco grave
- 1 = Sem gravidade
Urgência
A urgência diz respeito a velocidade com que uma ação precisa ser tomada em relação a uma atividade. Por exemplo, uma startup está com um problema no sistema de recebimento e todos os pagamentos estão parados. Obviamente essa atividade é extremamente urgente! Precisa de ação imediata, diferente de comprar uma nova escrivaninha para o escritório.
Escala de valores:
- 5 = Requer ação imediata
- 4 = Urgente
- 3 = Deve ser feito o quanto antes
- 2 = Pouco urgente
- 1 = Pode esperar
Tendência
A tendência trata da perspectiva de piora de um problema, ou seja, o quanto o tempo pode agravar a situação. Por exemplo, você tem uma conta que vence hoje, se pagar amanhã você recebe uma multa de 10% do valor a cada dia de atraso. Essa é uma questão em que a tendência de piorar é grande.
Escala de valores:
- 5 = Já está piorando
- 4 = Irá piorar rapidamente
- 3 = Irá piorar a médio prazo
- 2 = Irá piorar a longo prazo
- 1 = Não vai piorar
Com base nessa escala atribua um valor de 5 à 1 em cada uma das suas atividades e depois multiplique-as.
Por exemplo, eu defini que escrever um novo post para o meu blog é:
- Pouco grave = 2
- Pouco urgente = 2
- Mas eu deixo de ganhar acessos, então irá piorar a médio prazo = 3
- Resultado final: 12
Repita isso para todas as atividades.
Revise, faz sentido?
Nenhuma ferramenta te dá um resultado 100% correto, então revise os resultados.
Faz sentido? Compare as pontuações que você deu para cada atividade. Será mesmo que transcrever a ata da reunião tem menos impacto que escrever um release para um jornal que pode trazer novos clientes?
Faça esse exercício diariamente.
Outra questão importante: crie a disciplina de utilizar essa planilha.
Não existe ferramenta na terra que funcione se você não tiver disciplina de mante-la atualizada.
Quando usar a Matriz GUT?
A Matriz GUT é indicada para qualquer tipo de organização de atividades. Não existe uma restrição para a sua aplicação.
Porém ela é mais efetiva em situações onde existem muitas atividades a serem realizadas e é difícil discernir entre a importância de cada uma delas.
Outra boa aplicação da GUT é na gestão de melhorias em produtos. Qual recurso vamos desenvolver antes? O que é mais importante? O que é apenas um adicional e que pode esperar?
Conclusão: Matriz GUT o que é, conceito e definição
Espero que este post tenha te ajudado a entender o que é a Matriz GUT e como aplicar ao seu dia a dia. Se você atua em uma startup sabe o quanto o tempo é limitado e que todas as atividades parecem urgentes.
A Matriz GUT ajuda a afastar “achismos” na hora de priorizar as atividades.
E ai? Já utiliza a matriz GUT? O que achou da explicação? Conta pra gente!
Um abraço e até o próximo post.
